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SECRETAIRE MEDICAL POLE PEDIATRIE CEREVANCE - CONSULTATIONS PEDIATRIQUES - H/F

Poste partagé entre le centre de référence maladies rares CEREVANCE 1 jour par semaine (Centre de référence national des maladies rares, cytopénies auto-immunes sévères de l’enfant), le centre de référence maladies rares RAISE constitutif des maladies auto-inflammatoires et le secrétariat d'hémato-immunologie pédiatrique à l’Hôpital des Enfants 4 jours par semaine.

Vos missions principales sont : 

• accueillir, renseigner et orienter les patients ,familles et usagers (demandes d'avis)
• planifier les activités du parcours patient
• être garant de la coordination médico-administrative.

Environnement de travail

-          4 jours / semaine : 1 Bureau dédié en consultation de pédiatrie, Hôpital des Enfants

Travail en collaboration avec les autres secrétaires des consultations / hôpital de jour / hospitalisation conventionnelle, la cellule Allopédia, l’équipe paramédicale et les médecins.

-          1 jour / semaine : 1 Bureau dédié au centre de référence maladies rares CEREVANCE

Travail en collaboration avec l’équipe recherche (chef de projet,  attaché (s) de recherche clinique) et les médecins

1.     MISSIONS

- Mise à jour de la file active régionale des enfants et adolescents suspects ou atteints de maladies hémato-immunologiques et rhumatologiques, fréquentes et rares

- Accueillir et renseigner les patients, familles et usagers (demandes d’avis, suivi, envoi de documents…).

-Planifier le parcours patients (agenda des consultations, admissions, convocations, programmations bilans hôpital de jour ou hospitalisation conventionnelle…).

-Gérer, saisir et classer les informations du dossier patient (courriers DxCare, BAMARA…).

-Assurer la coordination médico-administrative et la circulation de l’information,  afin de garantir la qualité du parcours patient au sein de l’établissement et dans le lien ville-hôpital et CHG-CHU.

- Participer aux activités des centres de référence maladies rares (CRMR) relevant de 3 filières maladies rares MARIH (dont CEREVANCE), FAI2R ( dont RAISE) et OSCAR  (gestion des évènements, réunion et participation aux staffs …)

2.     ACTIVITES

>Accueil

- Accueil physique/téléphonique/allopedia/mails MSSANTE et orientation pour une prise en charge de qualité (suivi de patient connu, demande d’avis pour nouveau patient) : identification, tri et gestion des priorités selon le degré d’urgence et les besoins/attentes des patients

- Mise en contact avec un professionnel médical ou paramédical, ou prise de rendez-vous pertinent pour le parcours patient, avec une mise en adéquation des pathologies et des modalités de consultation (simple, pluri-disciplinaire ou ou pluriprofessionnelle, hôpital de jour)  - via le logiciel métier DX planning

>Coordination médico-administrative

- Vérification des informations administratives concernant le patient, le père, la mère, à préciser si parents séparés (identito-vigilance)

- Vérification et actualisation régulière de la liste des médecins correspondants pour chaque patient

- Gestion et anticipation des bons de transports

- Récupération et transmission des demandes d’ALD, attestations, certificats divers

- Gestion des agendas des médecins (dans Dx Planning) en partenariat avec la DSI et les agents administratifs d’accueil : paramétrage des créneaux de consultations sur Dx Planning, programmation  des rendez-vous (présentiel ou télésanté), rattachement à l’UG concernée

>Travail avec l’équipe de recherche du CRMR coordonnateur national CEREVANCE

>Participation à la gestion  de  la  cohorte nationale  prospective de suivi  OBS’CEREVANCE 

>BaMaRa  Portail web pour le recensement des files actives de patients atteints de maladies rares (rapport d’activité PIRAMIG justifiant le financement reçu par le CHU)

Recensement en temps réel des activités de consultations, hospitalisations de jour ou conventionnelles des patients de la région Nouvelle Aquitaine relevant du CEREVANCE, codage sous l’UG correspondante,  saisie de l’activité dans BaMaRa

Recensement des demandes d’avis d’expertise réalisées pour les 30 centres du réseau national CEREVANCE, et saisie des données d’activité dans BaMaRa, avec l’équipe recherche

>Participation aux missions recours et expertise pour les enfants relevant de CEREVANCE

Gestion des demandes d’avis à l’échelle régionale ou nationale venant de médecins du réseau régional ou national ou de patients (mail MSSANTE,  téléphone, télé-expertise, RCP nationale) 

Orientation,  organisation  de  rendez-vous (DXplanning, WEBEX) (présentiel, téléconsultation ou télésuivi, inscription en RCP, organisation des séances d’ETP et ETP),  compte  rendus,  traçabilité

>Tâches administratives :

Gestion des commandes de fournitures informatiques et bureautiques, reprographie.

Participation à l’organisation et aux comptes-rendus des réunions et déplacements de l’équipe CEREVANCE : réunions locales, régionales, nationales, congrès (présentiel ou visio)

Participation à la diffusion de documents, protocoles, newsletter  pour le réseau.

Communication avec le réseau national CEREVANCE et les associations de patients O’CYTO

 3.       ACTIVITES SPECIFIQUES :

- Tutorat : Accueil, encadrement et accompagnement pédagogique de personnes (agents, étudiants, stagiaires, nouveaux professionnels...)

- Mise en place, organisation des staffs médicaux, et présence à ces staffs médicaux

- Organisation des missions d’enseignement post universitaires/congrès/colloques

- Suivi et accompagnement des projets transversaux en lien avec l’activité

Contact : Samira DOUIRI (05.57.82.24.73) - Coordinatrice des secrétariat médicaux

Compétences techniques

• Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers (Spark, Dxcare, Dxplanning, BAMARA, Téléexpertise)
• Adapter des procédures / protocoles / modes opératoires / consignes relatives à son domaine de compétences
• Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétences

Compétences organisationnelles

• Secret professionnel, discrétion
• Rapidité d’exécution
• Organisation et méthode
• Esprit d’initiative, créativité

Compétences relationnelles

• Sens de l’accueil et du travail en équipe
• Disponibilité

Vous êtes dynamique, à l’écoute et force de proposition, avec un vrai sens des priorités et du collectif ? Venez intégrer cette équipe médicale et administrative qui saura valoriser votre travail et positivité votre quotidien professionnel. N'hésitez pas à consulter le site dédiée à nos spécialités propres à ce poste via les liens suivants : Cerevance - Cytopénies auto-immunes de l'enfant - CHU de Bordeaux CONSULTATIONS PEDIATRIQUES FILIERE RHUMATOLOGIE HEMATO-IMMUNOLOGIE : Médecine interne, rhumatologie Immunologie - CHU de Bordeaux et découvrer le pôle de pédiatrie engagé dans la prise en charge de l'enfant et de l'adolescent : Découvrir - CHU de Bordeaux