ASSISTANT DE DIRECTION - H/F
L'établissement
Situé dans une ville attractive, proche du bassin d’Arcachon et des Pyrénées, premier employeur de Nouvelle-Aquitaine, classé parmi les premiers au classement des CHU de France, le Centre hospitalier universitaire de Bordeaux assure ses missions de soin, de recherche, d’enseignement et de prévention au bénéfice de la population de la Métropole de Bordeaux et de sa région environnante.
Fort de 14500 agents et plus de 180 métiers, il regroupe ses activités sur trois sites hospitaliers, les groupes hospitaliers Pellegrin et Saint-André à Bordeaux et le groupe hospitalier Sud à Pessac. Etroitement liés à l'Université de Bordeaux, ils participent de manière constante à la formation médicale, chirurgicale, pharmaceutique et odontologique de la région ainsi qu'à la recherche fondamentale en liaison avec les unités INSERM et CNRS avec des nouvelles techniques innovantes.
La Direction Générale, située à Talence, rassemble l’ensemble des Directions Fonctionnelles du CHU de Bordeaux.
Le poste
Le poste d'assistant de Direction est basée à la Direction Générale, au sein de la Direction de l'Offre et de la Performance et de la Direction de la Télémédecine
- Organiser, pour la directrice, la réception, le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques liés au service et suivi des dossiers.
- Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions, anticiper la préparation des dossiers pour les rendez-vous et les réunions…)
Principales activités
- Organisation de réunions (convocations, réservation de salles, envoi des ordres du jour, suivi des présences et préparation du dossier pour le directeur…)
- Prise de notes, rédaction de comptes rendus et mise en forme des documents
- Prise de rendez-vous / Gestion des agendas
- Réception et traitement des appels téléphoniques et messages électroniques
- Reproduction et diffusion de documents, dossiers
- Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, traitement, tri, diffusion, archivage)
- Gestion des absences sur le logiciel de gestion du temps
- Anticipation et préparation des dossiers pour les rendez-vous et les réunions
- Effectuer des recherches documentaires ciblées à la demande
- Assurer la gestion des parapheurs
- Assurer la planification des réservations de salles de réunion
- Gestion des archives papiers et numériques
- Gestion des stocks de produits, de matériels, dans son domaine (saisie, suivi, contrôle, relance commandes)
Mission spécifique :
Travail en binôme avec le secrétariat de la direction des finances
Profil recherché
Profil recherché
Maitrise de l’accueil téléphonique
Maitrise des outils bureautiques et des techniques de secrétariat
Excellentes qualités rédactionnelles et orthographiques
Compétences de communication et relationnelles
Intérêt pour le secteur public
Éléments nécessaires pour postuler
Pour valider votre candidature, nous vous demandons de fournir les éléments suivants, vous devrez télécharger les pièces demandées directement lors de votre inscription.
Toute candidature incomplète ne sera pas traitée par nos services.
Document(s) :
Candidature facile