SECRETAIRE MEDICAL HDJ MALADIES INFECTIEUSES - CHU SAINT ANDRE - H/F
L'établissement
Situé dans une ville attractive, proche du bassin d’Arcachon et des Pyrénées, premier employeur de Nouvelle-Aquitaine, classé parmi les premiers au classement des CHU de France, le Centre hospitalier universitaire de Bordeaux assure ses missions de soin, de recherche, d’enseignement et de prévention au bénéfice de la population de la Métropole de Bordeaux et de sa région environnante.
Fort de 14500 agents et plus de 180 métiers, il regroupe ses activités sur trois sites hospitaliers, les groupes hospitaliers Pellegrin et Saint-André à Bordeaux et le groupe hospitalier Sud à Pessac. Etroitement liés à l'Université de Bordeaux, ils participent de manière constante à la formation médicale, chirurgicale, pharmaceutique et odontologique de la région ainsi qu'à la recherche fondamentale en liaison avec les unités INSERM et CNRS avec des nouvelles techniques innovantes.
Situé à Bordeaux, proche de Mérignac, le Groupe Hospitalier Pellegrin est le plus important des sites du CHU de Bordeaux. Il constitue un centre de soins aux compétences et équipements très étendus.
Le Groupe Hospitalier Sud est le plus récent des trois sites hospitaliers du CHU de Bordeaux. Il dispose de 4 implantations géographiques : trois à Pessac : l’hôpital Haut-Lévêque, l’hôpital Xavier Arnozan, l'EHPAD Les jardins de l'alouette ainsi que l'EHPAD de Lormont.
Le Groupe Hospitalier Saint-André est situé au cœur de la ville de Bordeaux, il regroupe l’Hôpital Saint-André, l’aîné des établissements du CHU de Bordeaux, ainsi que le Centre Jean Abadie.
La Direction Générale, située à Talence, rassemble l’ensemble des Directions Fonctionnelles du CHU de Bordeaux.
Le poste
Secrétariat composé de 2 personnes
Définition :
Accueillir et renseigner les patients, familles et usagers.
Planifier les activités (parcours patients, agenda des consultations, admissions, convocations…).
Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient.
Etre garant de la coordination médico-administrative et de la circulation de l’information.
Principales activités :
Accueil
- Accueil physique/téléphonique et orientation des patients pour une prise en charge de qualité (identification, tri et gestion des priorités en évaluant le degré d’urgence et les besoins/attentes des patients)
- Prise de rendez-vous en tenant compte des pathologies et spécificités des intervenants (18 médecins vacataires + 2 intervenants associatifs)
- Préparation des consultations du jour (sortie des plannings)
Optimisation de la gestion et coordination médico-administrative
- Gestion des mails
- Coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (consultations, hospitalisations, examens…) en lien avec les services de consultations et d’hospitalisations
- Organisation des activités en fonction des moyens et transmission de l’information à l’équipe pluridisciplinaire
- Saisie des données liées à l’activité médicale (codage des actes en soins externes)
Gestion et suivi des éléments du dossier patient
- Tri, mise en conformité, vérification de la qualité des informations relatives au dossier dans le cadre règlementaire et de l’identitovigilance
- Numérisation des documents externes au CHU
- Classement dossier papier
- Archivage (en tenant compte de la règlementation des archives médicales)
- Gestion de l’interface avec la direction de la qualité dans le cadre de la transmission du dossier patient
Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d’activité
Mise en forme de documents
- Saisie des courriers d’hospitalisation, de consultation, de certificats médicaux, de notes de service et comptes rendus de réunions
- Fusion sur DXCare des comptes rendus d’hospitalisation, lettres de liaison
- Mise en cohérence des données dans le cadre du dossier médical informatisé
- Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l’identitovigilance
Activités spécifiques :
- Mise en place et réalisation d’entretiens de sélection pour les stagiaires en secrétariat médical
- Tutorat : Accueil, encadrement et accompagnement pédagogique de personnes (agents, étudiants, stagiaires, nouveaux professionnels) ;
- Aide aux étudiants en santé publique, aux ARC et aux TEC à la commande de dossiers via Spark pour audits,
thèses et monitorings. - Soutien administratif aux projets infirmiers du service (congrès, publications, mise en place d’ateliers
collectifs d’éducation thérapeutique, élaboration de documents …) ; - Organisation des RCP du service et participation aux diverses réunions d’équipe ;
- Planification quotidienne des astreintes médicales du service pour les AES,
- Mise à jour de listings patients ; mise à jour de la file active du service,
- Gestion du stock de fournitures de bureau pour tout le service, du budget, des demandes et des factures ;
- Mise à jour des connaissances sur les pathologies traitées dans le service et les différents protocoles cliniques et cohortes en cours pour faciliter les parcours de soins des patients inclus ;
- Présentation annuelle d’un rapport d’activité du secrétariat et statistiques ;
Profil recherché
Compétences techniques
- Maîtrise des outils informatiques (Word, DxCare, DxPlanning, Spark, Excel, Power-Point)
- Codage des actes
- Messagerie électronique (mails), intranet
- Gestion de prise de rendez-vous sur agenda électronique (Exchange)
- Niveau expert en orthographe
- Gestion documentaire
- Droit des usagers du système de santé
- Règlementation des archives médicales
- Vocabulaire médical
Compétences organisationnelles
- Capacité d’adaptation, priorisation des tâches, organisation
- Sens du travail en équipe et de la communication
- Qualité d’écoute et d’accueil
- Respect des procédures
- Secret professionnel
Compétences relationnelles
- Autonomie
- Amabilité, accueil, disponibilité, écoute, discrétion
- Rapidité d’exécution, polyvalence
- Esprit d'initiative
Éléments nécessaires pour postuler
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Document(s) :
Candidature facile