SECRETAIRE MEDICAL MEDECINE INTERNE MALADIES INFECTIEUSES - HOPITAL SAINT ANDRE - H/F
L'établissement
Situé dans une ville attractive, proche du bassin d’Arcachon et des Pyrénées, premier employeur de Nouvelle-Aquitaine, classé parmi les premiers au classement des CHU de France, le Centre hospitalier universitaire de Bordeaux assure ses missions de soin, de recherche, d’enseignement et de prévention au bénéfice de la population de la Métropole de Bordeaux et de sa région environnante.
Fort de 14500 agents et plus de 180 métiers, il regroupe ses activités sur trois sites hospitaliers, les groupes hospitaliers Pellegrin et Saint-André à Bordeaux et le groupe hospitalier Sud à Pessac. Etroitement liés à l'Université de Bordeaux, ils participent de manière constante à la formation médicale, chirurgicale, pharmaceutique et odontologique de la région ainsi qu'à la recherche fondamentale en liaison avec les unités INSERM et CNRS avec des nouvelles techniques innovantes.
Le Groupe Hospitalier Saint-André est situé au cœur de la ville de Bordeaux, il regroupe l’Hôpital Saint-André, l’aîné des établissements du CHU de Bordeaux, ainsi que le Centre Jean Abadie.
Le poste
Secrétariat sis à l'hôpital SAINT ANDRE, composé de 3 secrétaires à 100 %
Equipe médicale composée de 11 médecins
Secrétariat des consultations, hospitalisations, HDJ et HDS du service de médecine interne et maladies infectieuses
ACTIVITES/MISSIONS :
- Accueillir et renseigner les patients/usagers (téléphone, mails, physique).
- Planifier les activités (parcours patients, agendas des consultations, admissions, convocations…).
- Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient.
- Etre garant de la coordination médico-administrative et de la circulation de l’information.
PRINCIPALES ACTIVITES :
Roulement hebdomadaire sur les postes d’accueil et de frappe.
>Accueil :
- Accueil physique/téléphonique et orientation des patients pour une prise en charge de qualité (identification, tri et gestion des priorités en évaluant le degré d’urgence et les besoins/attentes des patients). Prise de messages etc.
- Prise de rendez-vous de consultations en direct et par téléphone, gestion des reports de consultation, des indisponibilités médicales – DxPlanning.
- Gestion des téléconsultations.
- Préparations des consultations du jour (sortie des dossiers, impression des listes de consultations).
>Optimisation de la gestion et coordination médico-administrative :
- Coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (consultations, hospitalisations, examens complémentaires…) en lien avec les services de consultations et hospitalisations.
- Traitement du courrier postal.
- Gestion des mails et des fax.
- Organisation des activités en fonction des moyens et transmission de l’information à l’équipe pluridisciplinaire.
- Saisie et optimisation des données liées à l’activité médicale (codage des actes en soins externes) : consultations et hospitalisation de jour de l’unité 12.
>Gestion et suivi des éléments du dossier patient
- Tri, mise en conformité, vérification de la qualité des informations relatives au dossier dans le cadre réglementaire et de l’identito-vigilance.
- Numérisation des documents externes.
- Classement dans les dossiers papiers.
- Archivage en tenant compte de la règlementation des archives médicales.
- Gestion de l’interface avec la direction de la qualité dans le cadre de la transmission du dossier patient.
>Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d’activité
- Saisie des courriers d’hospitalisation, de consultation, de certificats médicaux, de notes de service et de comptes rendus de réunions.
- Prise de notes, saisie, mise en forme de documents.
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- Traitement des courriers.
- Gestion des commandes de fournitures (LYRECO, CPAGE, reprographie).
- Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l’identito-vigilance.
- Mise à jour et gestion des modèles du service (ordonnances, papier à en-tête, convocations, etc…).
- Création des habilitations des nouveaux internes et praticiens sur Via Trajectoire.
– ACTIVITES SPECIFIQUES :
- Tutorat : Accueil, encadrement et accompagnement pédagogique de personnes (agents, étudiants, stagiaires, nouveaux professionnels).
- Gestion du stock de fournitures de bureau.
- Support technique et opérationnel auprès des professionnels médicaux aux nouveaux outils (dictée numérique, reconnaissance vocale, messageries, dossier médical informatique …).
- Statistiques hebdomadaires des comptes rendus (recherche des CRH non faits).
Profil recherché
Compétences techniques
Connaissance de la règlementation et du vocabulaire médical
Expert en orthographe
Maîtrise des outils et applications bureautiques, de communication
Maîtrise des logiciels CHU
Compétences organisationnelles
Capacité d'adaptation
Secret professionnel, discrétion - Qualités d'écoute et d'accueil
Respect des procédures - Priorisation des tâches, organisation et méthode
Rapidité d'exécution - respect des procédures
Compétences relationnelles
Travail en équipe - Communication
Polyvalence - Autonomie
Esprit d'initiative
Amabilité et disponibilité
Éléments nécessaires pour postuler
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Document(s) :
Candidature facile