SECRETAIRE MEDICAL VIDEO EEG - Pôle NEUROSCIENCES CLINIQUES - H/F
L'établissement
Situé dans une ville attractive, proche du bassin d’Arcachon et des Pyrénées, premier employeur de Nouvelle-Aquitaine, classé parmi les premiers au classement des CHU de France, le Centre hospitalier universitaire de Bordeaux assure ses missions de soin, de recherche, d’enseignement et de prévention au bénéfice de la population de la Métropole de Bordeaux et de sa région environnante.
Fort de 14500 agents et plus de 180 métiers, il regroupe ses activités sur trois sites hospitaliers, les groupes hospitaliers Pellegrin et Saint-André à Bordeaux et le groupe hospitalier Sud à Pessac. Etroitement liés à l'Université de Bordeaux, ils participent de manière constante à la formation médicale, chirurgicale, pharmaceutique et odontologique de la région ainsi qu'à la recherche fondamentale en liaison avec les unités INSERM et CNRS avec des nouvelles techniques innovantes.
Situé à Bordeaux, proche de Mérignac, le Groupe Hospitalier Pellegrin est le plus important des sites du CHU de Bordeaux. Il constitue un centre de soins aux compétences et équipements très étendus.
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Le poste
Poste réparti sur deux activités :
- 70 % au sein du secrétariat de la vidéo-EEG (poste seul)
- 30 % suppléance pôle Neurosciences Cliniques
Le secrétariat de la Vidéo EEG : un travail en étroite collaboration avec les équipes médicales et paramédicales est à mener : il consiste essentiellement à assurer la programmation des patients vus sur ce secteur. Les informations sont échangées dans le cadre de staff. La présence de la secrétaire est attendue sur ces réunions (staff+RCP).
Suppléance de pôle : à définir en fonction des besoins du pôle
SECTEUR VIDEO EEG
Une entraide et un esprit d’équipe est attendu au sein du secrétariat pour un relais des activités quand la référente est absente. Le secteur ayant des périodes de fermetures, les congés sont à privilégier préférentiellement pendant ces fermetures.
MISSIONS
Accueil téléphonique
Gestion et préparation du dossier médical numérique
Coordination du parcours patient :
- organisation des hospitalisations (programmation, appels patients, rappel des patients la semaine précédente pour rappeler l’hospitalisation et les consignes liées à celle-ci)
- coordination des consultations pré-VIDEO + post-vidéo (convocation remise à la sortie du patient pour cs de restitution d’hospitalisation ou de rcp)
- coordination HOLTER-EEG
- Présence au staff hebdomadaire de service de jeudi 17h
- Présence et rédaction du compte rendu de la RCP VIDEO EEG du vendredi 13h30
- coordination des programmations d’hospitalisation
ACTIVITES
- Soumettre à validation médicale les demandes connectées (VIDEO/Holter) ou externes
- Programmer les patients en liste d’attente quand plage disponible et en « dernière minute » sur sortie anticipée.
- Programmer les consultations Pré-VIDEO en amont de l’hospitalisation (en présentiel ou en téléconsultation = planification du RDV et gestion pour générer la téléCS + l’admission)
- Programmer les HOLTER EEG
- Programmer les EEG de sommeil (enfants de 5 à 9 ans et adultes ou enfants de plus de 10 ans) + HDJ avec EEG de sommeil
- Programmer les hospitalisations dans Dx Planning
- Gérer les envois des convocations 4 semaines avant l’hospitalisation + documents d’information
- Gérer la programmation des hospitalisations pour SEEG (électrodes implantées) avec cpv (convocation remise au patient par le médecin en cs pré-seeg) 2 mois avant la date d’hospitalisation + coordonner les rdv avec le secrétariat de neurochirurgie et d’anesthésie + secrétariat de psychiatrie
- S’assurer des RDV d’IRM du patient quand nécessaire + TEP SCAN
- Mettre en page et envoyer les comptes rendus médicaux
- Coordonner avec le secrétariat de neurochirurgie et planifier les HDJ (coordonné avec ARC protocole de recherche)
- Mettre les indisponibilités Dxplanning (fermetures, jours fériés, fermeture de lit…)
- Etre en lien avec l’équipe médicale, paramédicale et l’encadrement
Gestion du dossier médical :
Préparation des consultations (dématérialisation des dossiers / numérisation des demandes / préparation des listes).
Numérisation document autorisation soins (du mineur) + autorisation Diffusion des examens de Vidéo dans le dossier patient DxCare + One Shot (recueil utilisation des données médicale à insérer dans le dossier numérique du patient).
Archivage sous Spark et envoi au BCA des dossiers médicaux existants.
Traitement / vérification de la cohérence des informations médicales
Traitement des courriers de consultations et d’hospitalisation par reconnaissance vocale, fusion (saisie, envoi, …).
Traitement des comptes rendus de RCP, réunions staff hebdomadaire
Traitement des mails (demandes de rdv et autres) sur adresse spécifique VIDEO EEG
Coordination du parcours patient :
Contrôle cohérence parcours patient
Collaboration avec les plateaux techniques et d’imagerie pour la planification des examens (IRM / TEP SCANNER / SCINTIGRAPHIE)
Collaboration avec les équipes de neurochirurgie + neuroanesth pour les programmations SEEG
Collaboration avec les neuropsychiatres de Charles Perrens pour les consultations pré-SEEG et pré-chirurgie de l’épilepsie
Relation avec le patient pour expliquer les modalités du séjour et remettre les documents adéquats
Coordination avec les médecins, cadre de santé, infirmières de l’unité.
Contact : Elsa GUYET-COMPAGNO, Coordinatrice des Secrétariats Médicaux - elsa.compagno@chu-bordeaux.fr
Profil recherché
Compétences requises :
Techniques :
- Maîtrise des outils informatiques : Word, Excel
- Utilisation de la messagerie électronique et de l'intranet
- Maîtrise de l'orthographe
- Gestion des outils informatiques spécifiques au CHU : DX CARE - DX PLANNING - SPARK
Organisationnelles :
- Organisation et gestion des priorités
- Rapidité d’exécution
- Autonomie, adaptabilité
- Polyvalence et polycompétences
Relationnelles :
- Sens des responsabilités et du travail en équipe
- Communication pluridisciplinaire essentielle
- Respect du secret professionnel et discrétioN
Éléments nécessaires pour postuler
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Document(s) :
Candidature facile