ASSISTANT DE SCOLARITE INSTITUT DES METIERS DE LA SANTE - H/F
L'établissement
Situé dans une ville attractive, proche du bassin d’Arcachon et des Pyrénées, premier employeur de Nouvelle-Aquitaine, classé parmi les premiers au classement des CHU de France, le Centre hospitalier universitaire de Bordeaux assure ses missions de soin, de recherche, d’enseignement et de prévention au bénéfice de la population de la Métropole de Bordeaux et de sa région environnante.
Fort de 14500 agents et plus de 180 métiers, il regroupe ses activités sur trois sites hospitaliers, les groupes hospitaliers Pellegrin et Saint-André à Bordeaux et le groupe hospitalier Sud à Pessac. Etroitement liés à l'Université de Bordeaux, ils participent de manière constante à la formation médicale, chirurgicale, pharmaceutique et odontologique de la région ainsi qu'à la recherche fondamentale en liaison avec les unités INSERM et CNRS avec des nouvelles techniques innovantes.
Situé à Bordeaux, proche de Mérignac, le Groupe Hospitalier Pellegrin est le plus important des sites du CHU de Bordeaux. Il constitue un centre de soins aux compétences et équipements très étendus.
Le Groupe Hospitalier Sud est le plus récent des trois sites hospitaliers du CHU de Bordeaux. Il dispose de 4 implantations géographiques : trois à Pessac : l’hôpital Haut-Lévêque, l’hôpital Xavier Arnozan, l'EHPAD Les jardins de l'alouette ainsi que l'EHPAD de Lormont.
L'Institut des Métiers de la Santé regroupe 14 écoles et instituts qui assurent la formation initiale et la formation de spécialité, ainsi que la formation continue. Il est situé sur deux sites géographiques : Pellegrin en centre ville et Xavier Arnozan à Pessac.
L’Institut de Formation en Soins Infirmiers est le seul institut à être positionné sur les deux sites géographiques. A la rentrée 2023, l'institut de Formation en Soins Infirmiers a ouvert une antenne sur le site du pôle santé d'Arcachon.
Le poste
Mission(s) générale(s)
- Participer aux activités du département de la scolarité : recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service, suivre et gérer les processus administratifs
- Contribuer au bon fonctionnement de l’institut
Principales activités
- Activités administratives
Accueillir, informer, renseigner et orienter des publics (étudiants, partenaires, publics extérieurs) (accueil physique, traitement des demandes téléphoniques et par mail)
Gérer le courrier : enregistrer, diffuser, rédiger, classer
Gérer les agendas
Gérer et suivre les demandes d’interventions de maintenance
Recenser les besoins de matériel et consommables
Gérer les commandes en matériels (Cpage, Lyreco)
Suivre les effectifs des promotions
Gérer les bases de données
Gérer et suivre les assiduités mensuelles (PPH, Kairos, OPCA, TRANSITION PRO, Conseil Régional, …)
Collecter les règlements des droits d’inscription et frais de scolarité, établir le bordereau d’enregistrement des paiements et suivi du paiement des droits d’inscription et frais de scolarité
Gérer et suivre les vacations
Contribuer à l’organisation des formations dispensées par l’institut pour le public extérieur (formation tuteur, …)
Contribuer au recueil des données relatives aux enquêtes Santé Ecole, DGOS, … (finalisation des enquêtes par la coordinatrice des assistantes de scolarité)
Contribuer à la l’organisation des instances de l’institut : mettre en forme l’ordre du jour, envoyer les convocations et dossiers portés à l’examen de l’instance aux membres et aux étudiants, veiller à l’obtention du quorum
Rédiger le compte-rendu de l’instance : rapporter les échanges et les décisions de l’instance
Editer et expédier les notifications de décisions des instances
- Gestion administrative de la scolarité
Gestion des inscriptions pour la rentrée en conformité avec la règlementation (quotas) :
- Assurer le suivi du dossier administratif de rentrée (vérification conformité, complétude et cohérence dossier papier/dossier numérique)
- Assurer le suivi des inscriptions universitaires
- Editer les certificats de scolarité
Suivi du dossier pédagogique de l’apprenant :
- Contribuer à la constitution du dossier pédagogique
_ Veiller à la conformité du dossier pédagogique jusqu’à la présentation au diplôme d’état
- Assurer le suivi des avertissements, tracer dans les outils de reporting et éditer le formulaire à intégrer dans le dossier pédagogique
Gestion des évaluations :
- Produire les documents afférents au regard du calendrier des évaluations au cours de l’année universitaire (grilles QCM, reprographie des sujets)
- Saisir les notes avec le formateur pilote d’unité d’enseignement ou de module
- Editer les récapitulatifs de semestres, de passage d’année
- Editer les tableaux de notes en vue de l’instance de validation des résultats
Gestion des stages :
- Gérer les demandes annuelles de stages : saisir les besoins dans le logiciel de scolarité, éditer les courriers de demandes et récapitulatifs pour envoi aux partenaires de stages. Relancer retour des demandes de stages.
- Editer les courriers de mise en stage, les conventions de stage, les documents de stage de l’étudiant (bilan final de stage, feuille de contrôle des heures, attestation de fin de stage, …), classer et diffuser selon mode opératoire de l’institut
- Pointer le retour des conventions, relancer pour les conventions non retournées par les terrains de stage
- Traiter les documents au retour de stage : scanner les bilans de stages
- Gérer les frais et indemnités de stage : analyser les documents, traiter les frais et indemnités de stage dans le logiciel de scolarité
Gestion des mouvements des effectifs de promotion :
- Assurer le suivi des interruptions de formation, des réintégrations, des demandes d’intégration par voie de mutation : collecter les demandes et les documents, organiser les rendez-vous, éditer et expédier les notifications
- Réaliser le suivi des avertissements, traçabilité dans les outils de reporting et dans le dossier pédagogique
Gestion de la diplomation :
- Identifier dans Odessa les candidats à la diplomation au regard des consignes de l’équipe pédagogique, collecter les documents nécessaires à la présentation à la diplomation
- Saisir les résultats dans Odessa et les transmettre à la DREETS
- Assurer la complétude des dossiers pédagogiques en vue de la diplomation
- Editer les documents afférents : Feuille récapitulative diplôme d’Etat, Europass
Gestion des concours et sélection :
- Paramétrer les logiciels et les applications en lien avec le développeur du logiciel scolarité
- Saisir les résultats
- Suivre l’évolution de la liste des admis
- Gérer la planification des épreuves écrites et orales
- Editer les convocations
- Editer les notifications d’admission et ajournement
contact : Dominique Barfuss Adjointe au directeur de l'IFSI et de L'IFAS
Profil recherché
COMPETENCES TECHNIQUES :
- Logiciels bureautiques standards et spécifiques à la scolarité (planwin, winifsi)
- Classement et archivage
- Référentiel formation en soins infirmiers et aides-soignants
- Organisation et fonctionnement interne des instituts
COMPETENCES ORGANISATIONNELLES :
- Organisation et méthodes de travail
- Esprit d’initiative
- Capacités à anticiper et à prioriser
- Réactivité
- Rigueur
COMPETENCES RELATIONNELLES :
- Sens du travail en équipe
- Sens des responsabilités
- Capacité à partager et à négocier en équipe
- Capacité d’adaptation au changement
- Capacité d’écoute et d’accompagnement
- Capacité à rendre compte
- Disponibilité
- Ouverture
- Créativité
- Capacité à faire preuve de discrétion professionnelle
Éléments nécessaires pour postuler
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Document(s) :
Candidature facile