Responsable du service des admissions et de la clientèle - H/F
L'établissement
Situé dans une ville attractive, proche du bassin d’Arcachon et des Pyrénées, premier employeur de Nouvelle-Aquitaine, classé parmi les premiers au classement des CHU de France, le Centre hospitalier universitaire de Bordeaux assure ses missions de soin, de recherche, d’enseignement et de prévention au bénéfice de la population de la Métropole de Bordeaux et de sa région environnante.
Fort de 14500 agents et plus de 180 métiers, il regroupe ses activités sur trois sites hospitaliers, les groupes hospitaliers Pellegrin et Saint-André à Bordeaux et le groupe hospitalier Sud à Pessac. Etroitement liés à l'Université de Bordeaux, ils participent de manière constante à la formation médicale, chirurgicale, pharmaceutique et odontologique de la région ainsi qu'à la recherche fondamentale en liaison avec les unités INSERM et CNRS avec des nouvelles techniques innovantes.
Situé à Bordeaux, proche de Mérignac, le Groupe Hospitalier Pellegrin est le plus important des sites du CHU de Bordeaux. Il constitue un centre de soins aux compétences et équipements très étendus.
Le poste
Mission(s) générale(s)
- Organisation de la prise en charge administrative des patients : qualité de l’accueil et de la saisie des informations, procédure d’identitovigilance
- Suivi et gestion de la qualité du processus de la facturation des séjours et des consultations
- Encadrement de l’équipe dédiée aux admissions du site
Principales activités
- Admission, Gestion et Facturation
- Suivi de la FIDES (facturation individuelle) sur le site en lien avec le pôle finances
- Optimisation du processus de facturation : pilotage et suivi des indicateurs de qualité, règles de facturation
- Élaboration et suivi des indicateurs d’activité du service (dossiers externes, hospitalisations, venue spécifiques (annulations, venues non facturables, …))
- Gestion et suivi des litiges et des contentieux de facturation
- Organisation des réquisitions judiciaires (demande de renseignements ou transmission de dossiers médicaux)
- Suivi et validation des devis pour les patients non assurés sociaux
- Formalités d’Etat-civil : suivi de la gestion des naissances et des décès sur l’établissement en lien avec les équipes, suivi de la gestion des indigents, des « prociner », obstacles médico-légaux.
- Gestion des demandes de dossiers médicaux : recevabilité, contrôle juridique, interface avec les secrétariats médicaux
- Suivi de l’activité des régies
- Membres du CIVR
- Veille spécifique à son domaine d’activité
- Suivi des réapprovisionnements de consommables et autres fournitures
- Management et accompagnement de l’équipe (105 adjoints administratifs et 3 adjoints des cadres)
- Définition et mise en œuvre de l’organisation du service des admissions
- Encadrement avec les adjoints des équipes dédiées : secrétariat, urgences, admissions/gestion, régies, transmission des dossiers médicaux, bureau des mouvements, bureau du codage externe, bureau des relations internationales
- Organisation et répartition du travail au sein du service
- Gestion des plannings et des absences
- Gestion des effectifs, évaluations annuelles, plan de formations
- Accompagnement au développement de la polyvalence et conduite du changement
- Recrutement et prolongation des contractuels, participation au Testing FIDES en lien avec les services de mobilité santé/carrière
Mission(s) spécifique(s)
- Préparation de la mise en place des nouveaux logiciels en lien avec le pôle finances et la Direction du Numérique, conduite du changement et formation de l’équipe (ROC, E-Admission, …)
- Enregistrement et suivi des fermetures de lits en lien avec la direction du site et la direction des soins
- Organisation du volet administratif Plan Blanc en lien avec le service des Urgences et membre de la cellule de crise pour l’identification des victimes
- Gestion et suivi des réclamations en lien avec la direction du site et la commission des usagers
- Valorisation du régime particulier sur le site
- Participation au CODIR de Site
- Gestion des cartes CPE du Site
- Participation à la Certification du CHU de Bordeaux
- Participation aux groupes de projet « Nouvel Hôpital »
Principales conditions particulières d’exercice
- Travail sur écran prolongé (≥ à 4h)
Exposition à des situations de violence des usagers
Profil recherché
Une expérience dans le domaine est un plus à apporter
Compétences recherchées
Éléments nécessaires pour postuler
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Document(s) :
Candidature facile