ASSISTANTE DE DIRECTION - H/F
L'établissement
Situé dans une ville attractive, proche du bassin d’Arcachon et des Pyrénées, premier employeur de Nouvelle-Aquitaine, classé parmi les premiers au classement des CHU de France, le Centre hospitalier universitaire de Bordeaux assure ses missions de soin, de recherche, d’enseignement et de prévention au bénéfice de la population de la Métropole de Bordeaux et de sa région environnante.
Fort de 14500 agents et plus de 180 métiers, il regroupe ses activités sur trois sites hospitaliers, les groupes hospitaliers Pellegrin et Saint-André à Bordeaux et le groupe hospitalier Sud à Pessac. Etroitement liés à l'Université de Bordeaux, ils participent de manière constante à la formation médicale, chirurgicale, pharmaceutique et odontologique de la région ainsi qu'à la recherche fondamentale en liaison avec les unités INSERM et CNRS avec des nouvelles techniques innovantes.
La Direction Générale, située à Talence, rassemble l’ensemble des Directions Fonctionnelles du CHU de Bordeaux.
Le poste
Le poste est positionné auprès du Secrétaire général et de la Directrice en charge des coopérations, du Groupement hospitalier de territoire et des relations internationales du CHU de Bordeaux. Le professionnel est intégré au sein d’une équipe de 8 personnes et participe aux réunions de l’équipe. Il contribue à des activités diverses (affaires générales, stratégie, coopérations, relations internationales, transformation écologique…) en lien avec la stratégie du CHU. De nombreux dossiers sont traités en lien avec la direction générale, de multiples acteurs du CHU et de nombreux partenaires extérieurs.
- Secrétariat
- Gérer les agendas du Secrétaire général et de la Directrice en charge des coopérations, du GHT et des relations internationales ;
- Organiser des réunions, visites, conférences, événements (planification, logistique…) ;
- Traiter les courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) ;
- Filtrer, orienter, réceptionner et traiter les appels téléphoniques et messages électroniques ;
- Saisir, mettre en forme, enregistrer, trier, diffuser et archiver des documents divers (courrier, note de service, compte rendu, tableau de bord, organigramme, logigramme, diaporama) ;
- Accueillir, renseigner et orienter tout professionnel ou visiteur se présentant au secrétariat du pôle ;
- Planifier et organiser les déplacements des directeurs du pôle : ordre de mission, réservation des billets, hôtel et gestion des frais de déplacements ;
- Alerter les directeurs du pôle sur le respect des échéances ou sur la cohérence des réunions ;
- Gérer les stocks de matériels du pôle (saisie, suivi, contrôle, relance commande).
- Missions spécifiques
- Mettre à jour le site SharePoint de la mallette de garde (création et mise en ligne de documents) ;
- Préparer le dossier hebdomadaire pour la garde des directeurs ;
- Autres dossiers en fonction de l’actualité du secrétariat général.
La continuité du poste est organisée avec un(e) collègue au sein du Secrétariat général. Les deux professionnels impliqués se remplacent lors des absences.
Profil recherché
Compétences :
Accueil téléphonique
Bureautique
Secrétariat
Classement et archivistique
Communication / relations interpersonnelles
Droit hospitalier
Organisation et fonctionnement interne de l’établissement
Éléments nécessaires pour postuler
Pour valider votre candidature, nous vous demandons de fournir les éléments suivants, vous devrez télécharger les pièces demandées directement lors de votre inscription.
Toute candidature incomplète ne sera pas traitée par nos services.
Document(s) :
Candidature facile