SECRETAIRE MEDICAL CPPE POLE SANTE PUBLIQUE - H/F

L'établissement

Situé dans une ville attractive, proche du bassin d’Arcachon et des Pyrénées, premier employeur de Nouvelle-Aquitaine, classé parmi les premiers au classement des CHU de France, le Centre hospitalier universitaire de Bordeaux assure ses missions de soin, de recherche, d’enseignement et de prévention au bénéfice de la population de la Métropole de Bordeaux et de sa région environnante.

Fort de 14500 agents et plus de 180 métiers, il regroupe ses activités sur trois sites hospitaliers, les groupes hospitaliers Pellegrin et Saint-André à Bordeaux et le groupe hospitalier Sud à Pessac. Etroitement liés à l'Université de Bordeaux, ils participent de manière constante à la formation médicale, chirurgicale, pharmaceutique et odontologique de la région ainsi qu'à la recherche fondamentale en liaison avec les unités INSERM et CNRS avec des nouvelles techniques innovantes.

Situé à Bordeaux, proche de Mérignac, le Groupe Hospitalier Pellegrin est le plus important des sites du CHU de Bordeaux. Il constitue un centre de soins aux compétences et équipements très étendus.

 

Le poste

  1. ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

Service de consultations externes situé au Bâtiment PQR, entrée 2, deuxième étage.

Patients adultes de tous âges souvent atteints de pathologies chroniques.

Travail en équipe avec 3 autres secrétaires médicales et une équipe pluri-disciplinaire santé travail environnement, composée de  médecins, d’infirmiers, d’internes, d’ingénieurs, d’attachés de recherche clinique, de stagiaires, etc…

 

  1. MISSIONS
  • Accueillir et renseigner les patients, familles et usagers.
  • Planifier les activités (parcours patients, agenda des consultations, admissions, convocations…).
  • Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient.
  • Etre garant de la coordination médico-administrative et de la circulation de l’information.

 

  1. ACTIVITES
  • Accueil et orientation des patients
  • Préparation en amont des dossiers médico-administratifs (demande des documents administratifs aux patients par mail, relance en cas de non réponse, création de la pré-admission en lien avec le bureau des admissions si nécessaire)
  • Préparation des dossiers de consultations : création informatique du dossier de consultation de pathologie professionnelle et environnementale (logiciel RVN3P) et création du dossier médical papier, organisation des téléconsultations (logiciel IDEO)
  • Gestion des appels téléphoniques : prise de rendez-vous, report de rendez-vous sous le logiciel DX PLANNING, appels pour les médecins du service, gestion d’appels divers
  • Gestion du mail générique du service (programmation de rendez-vous de consultations, réponses questions diverses)
  • Gestion des rendez-vous de consultations (report éventuel de consultation) et programmation des RDV des examens complémentaires
  • Appel des patients identifiés par un repérage systématique pour leur proposer un RDV (expliquer l’objectif de la consultation)
  • Gestion des agendas des médecins intervenant sur la CPPE
  • Organisation des comités médicaux et des expertises dans lesquels les médecins du service sont nommés
  • Tri du courrier (réception, tri et diffusion)
  • Frappe de courriers, mise en page et relecture de comptes rendus de consultations, de courriers, d’expertises, courriers pour demande d’avis sur dossiers, compte rendus des comités médicaux
  • Saisie informatique des actes de consultations sous DX CARE
  • Traitement informatique des dossiers (logiciel spécifique RNV3P) : création dossiers, saisie de la consultation, saisie des codes « pathologie » (codes CIM10), saisie des codes « profession et entreprise » (Codes CITP et NAF), saisie des mémos cliniques
  • Archivages des dossiers : enregistrement de tous les dossiers sous le logiciel SPARK, réintégration de dossiers (Logiciel SPARK), versement des plus anciens dossiers sous SPARK
  • Archivages des dossiers récents au sein du service
  • Saisie de comptes rendus de réunion, de courriers d’actions transversales
  • Participation à l’élaboration de divers documents (plaquettes, affiches …)
  • Préparation du staff médical du mardi après-midi (examens complémentaires)
  • Gestion logistique : gestion des stocks (logiciel LYRECO et CEPAGE), demande d’intervention de maintenance, programmation de Doodle, de réunions téléphoniques
  • Gestion des Missions et déplacements de l’équipe : établissement de l’ordre de mission auprès des directions concernées, commande de billets (plateforme GLOBEO), gestion des frais auprès des directions concernées
  • Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l’identitovigilance
    1. ACTIVITES SPECIFIQUES :

     Tutorat : Accueil, encadrement et accompagnement pédagogique de personnes (agents, étudiants, stagiaires, nouveaux professionnels...)

    Mise en place, organisation, suivi des staffs médicaux

    Participation à l’activité universitaire

    Suivi/organisation de DU ou DIU (Diplôme Universitaire et Inter universitaires)

    Organisation des missions d’enseignement post universitaires/congrès/colloques

    Secrétariat du chef de pôle

     Suivi et accompagnement des projets transversaux en lien avec l’activité

Profil recherché

COMPETENCES REQUISES :

TECHNIQUES :

- Organiser le travail en secrétariat médical

- Accueillir et orienter les patients

- Classements divers

- Acquérir les connaissances et utiliser les logiciels DX CARE, DX PLANNING, RNV3P, SPARK, CPAGE, CARL SOURCE, WORD, EXCEL, POWERPOINT, OUTLOOK, GLOBEO TRAVEL, IDEO

- Faire la frappe des courriers, très bon niveau d’orthographe requis

- Informer les patients sur les objectifs de la consultation

- Renseigner les patients sur les différentes démarches à accomplir en fonction de leur situation

- Utiliser le logiciel de réservation pour les déplacements (GLOBEO TRAVEL)

RELATIONNELLES :

- Accueil téléphonique : analyse des appels et orientation adaptée

- Accueillir les patients, analyser leur demande et son contexte pour y répondre de façon adaptée,

- Transmettre les informations utiles aux médecins, internes, infirmières, ingénieurs

- Faire preuve de discrétion, secret professionnel

- Savoir travailler en équipe

ORGANISATIONNELLES :

- Traiter et organiser son travail en fonction de l’activité

- Organiser la constitution du dossier médico-administratif en amont

- Organiser la gestion des rendez-vous à court et moyen terme,

- Organiser les classements divers,

- Organiser la gestion des dossiers,

- Faire preuve de rigueur et d’organisation,

- Avoir le sens de l’initiative,

- Protéger le secret professionnel

Éléments nécessaires pour postuler

Pour valider votre candidature, nous vous demandons de fournir les éléments suivants, vous devrez télécharger les pièces demandées directement lors de votre inscription.

Toute candidature incomplète ne sera pas traitée par nos services.

Document(s) :

  • Curriculum Vitæ

Candidature facile