ASSISTANT ADMINISTRATIF ET BUDGETAIRE SERVICE DE SOUTIEN METHODOLOGIQUE ET D’INNOVATION EN PREVENTION 80% - H/F
L'établissement
Situé dans une ville attractive, proche du bassin d’Arcachon et des Pyrénées, premier employeur de Nouvelle-Aquitaine, classé parmi les premiers au classement des CHU de France, le Centre hospitalier universitaire de Bordeaux assure ses missions de soin, de recherche, d’enseignement et de prévention au bénéfice de la population de la Métropole de Bordeaux et de sa région environnante.
Fort de 14500 agents et plus de 180 métiers, il regroupe ses activités sur trois sites hospitaliers, les groupes hospitaliers Pellegrin et Saint-André à Bordeaux et le groupe hospitalier Sud à Pessac. Etroitement liés à l'Université de Bordeaux, ils participent de manière constante à la formation médicale, chirurgicale, pharmaceutique et odontologique de la région ainsi qu'à la recherche fondamentale en liaison avec les unités INSERM et CNRS avec des nouvelles techniques innovantes.
Le Groupe Hospitalier Saint-André est situé au cœur de la ville de Bordeaux, il regroupe l’Hôpital Saint-André, l’aîné des établissements du CHU de Bordeaux, ainsi que le Centre Jean Abadie.
Le poste
Rattaché(e) au Service de Soutien Méthodologique et d’Innovation en Prévention (SSMIP) du CHU de Bordeaux, l’assistante administrative, sous la direction du Cadre de Santé, a pour rôle de recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif, budgétaire et organisationnel du service, suivre et gérer les processus administratifs, assurer l’interface avec les directions supports, collecter les demandes de l’équipe et les orienter.
- Collecter, organiser, analyser et traiter les données liées aux activités et projets déployés par le SSMIP en vue de leurs descriptions, analyses et évaluations
- Contrôler de la conformité et / ou la validité des documents de gestion des activités du service
- Élaborer, mettre en place et exploiter des tableaux de bord pour les financements, démarches administratives et règlementaires confiées au service.
- Participer à l’élaboration, l’actualisation, la mise en œuvre des processus, procédures, protocoles, consignes, spécifiques aux activités du service destinés à faciliter la lisibilité des fonctionnements internes et à l’organisation du service.
- Gérer et traiter des données et participer à la production de documents d’information et de restitution.
Les missions confiées s’exercent en étroite collaboration et cohérence avec l’assistante administrative en responsabilité des projets et missions menées par le service sous couvert de l’Université de Bordeaux.
Principales activités :
- Accueil et orientation des personnes et de leurs demandes (nouveaux arrivants, partenaires extérieurs, professionnels du service)
- Réception, traitement et orientation des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques à l’adresse du service prévention.santé@chu-bordeaux.fr
- Organisation administrative et logistique des réunions, conférences, événements, séminaires d’équipe
- Traitement des courriers, dossiers (enregistrement, tri, traitement, diffusion, suivi, archivage) conventions et autres documents
- Rédaction et mise en forme des notes, documents, comptes rendus des réunions et rapports en lien avec les missions du service, de la commission Prévention Education Promotion de la Santé (PEP’S) et du GHT Prévention
- Production et diffusion interne de documents, de dossiers
- Définition, organisation et mise en œuvre d’un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Classement et archivage des données, des informations, des documents de diverses natures
- Recensement et enregistrement au sein du système de gestion documentaire des projets pris en charge par le service
- Recueil, saisie, mise à jour et / ou sauvegarde de données d'informations, de tableaux, de fichiers relatifs aux projets pris en charge dans le service.
- Rédaction des modes opératoires et procédures d’organisation du service
- Suivi des commandes, facturation et élaboration des bilans financiers pour les projets accompagnés ou pilotés par le service
Activités spécifiques
- Participation aux réunions de service
- Construction et actualisation d’outils d’information et communication pour la promotion de la santé, les activités de prévention menées au CHU de Bordeaux et la visibilité du Service de Soutien Méthodologique en Innovation et Prévention
- Contribution à la veille documentaire
- Suivi des attributions de budgets et dépenses relatives aux projets confiés au SSMIP en collaboration avec le cadre de santé, l’assistant administratif du pôle et les directions afférentes (DRH, DAF).
Le la professionnel affecté sur ce poste devra mobiliser :
- des capacités d’adaptation et de réactivité
- de fortes aptitudes relationnelles
- des compétences organisationnelles, rédactionnelles et de communication
Profil recherché
APTITUDES attendues (SAVOIR-FAIRE)
- Accueillir et orienter des personnes extérieures ou internes au service
- Évaluer la pertinence et la véracité des données et/ou informations
- Identifier, observer, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Analyser des données, des tableaux de bord et justifier des résultats relatifs aux activités
- Concevoir, actualiser, optimiser une base de données, relatives aux activités du service
- Rédiger des informations relatives à son domaine d'intervention pour assurer un suivi et une traçabilité
- Formaliser et adapter des procédures / protocoles / modes opératoires / consignes
- Construire / adapter des outils / méthodes de travail
- Solliciter et exploiter des requêtes
- Travailler en équipe / en réseau
- Faire preuve de réserve, discrétion et respecter de façon rigoureuse la confidentialité des données et informations entendues et reçues
- S'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes, adapter sa posture aux différents interlocuteurs
- Utiliser les outils bureautique / Technologies d'Information et de Communication (TIC)
CONNAISSANCES attendues
- Connaissances des techniques de secrétariat et des outils bureautiques (contrat tech, PPT, Word, Excel, outils de plannification..)
- Connaissances générales relatifs aux principes de gestion comptable
- Classement, archivage
- Connaissance experte de l’organisation et fonctionnement interne de l'établissement
- Communication / relations
contact : Isabelle BARCOS Cadre supérieur de santé ) 07 85 78 12 21
Éléments nécessaires pour postuler
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Document(s) :
Candidature facile